ใช้ Word ให้เรียกข้อมูลจาก Excel ในแต่ละแถวมาแสดง import data from excel to show in word

 

Use Word to show data from excel in a row to print

Microsoft Office 2007 2010 2013 Tips & Trick

บางคนอาจประสบปัญหาการทำใบเสร็จ การทำใบเกรด อยากจะให้ข้อมูลมามาแสดงในแต่ละหน้า โดยไม่ต้องนั่งพิมพ์ใหม่ทีละหน้า สามารถเรียกไฟล์ข้อมูล Excel ที่เรามีอยู่แล้วมาใช้ได้เลยครับ โดยการใช้รูปแบบจดหมายของ Word ที่มีมาให้ 

• หลายคนอาจจะถามว่าใช้ทำไม นั่งพิมพ์เอาก็ได้ ถ้าลองคิดเล่นๆดูมีข้อมูลมากมายหลายร้อยหลายพันคนที่ถูกเรียกเก็บมาจาก Google Form แล้วต้องการมาทำใบเสร็จ ใบประเมิน เราก็คงจะขี้เกียจไม่น้อยที่จะต้องมานั่งพิมพ์ทีละคนใช่ไหมครับ ดังนั้นเทคนิคนี้จะช่วยให้คุณประหยัดเวลาไปนั่งพักผ่อนหรือทำอะไรได้อีกมากเลยครับ

มาเริ่มทำกันเลยดีกว่า เพื่อไม่ให้เป็นการเสียเวลานะครับ

เราต้องมีไฟล์ข้อมูลของ Excel โดยมีข้อมูลเป็นแถวๆ

ตารางข้อมูลใน Excel

ตัวอย่างในรูปภาพผมมีข้อมูลจำนวน 4 คน แต่ละคนมีข้อมูลแยกออกไป ชื่อ นามสกุล อายุ วันเกิด เบอร์โทร ผมอยากให้มีใบแจ้งออกมาทีละคน ว่าคนนี้มีรหัสที่เท่าไหร ชื่อ นามสกุลอะไร วันเกิด อายุ เบอร์โทร

ผมก็ทำการเก็บข้อมูลมาไว้ในไฟล์ Excel และ Save ชื่อไฟล์เป็น DATA.xlsx (ตั้งชื่ออะไรก็ได้) จำที่เก็บไฟล์ไว้ด้วย

ต่อมาก็เปิด Word ขึ้นมาแล้วทำ Form ไว้ว่าอยากให้ตำแหน่งไหนอยู่ส่วนไหนครับ

รูปแบบที่ต้องการใน Word

ผมก็ทำรูปแบบไว้แบบนี้

ขั้นตอนต่อไปให้คลิกไปที่ Mailing > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard

Start Mail Merge  > Step-by-Step Mail Merge Wizard

หลังจากกดเรียบร้อยแล้วให้เรามาดูแทบด้านขวามือ

1. เลือก Letters แล้วกด Next
2. เลือก Use the Current Document แล้วกด Next
3. กด Browse เลือกไฟล์จากข้างนอก

Step 1 > เลือก Next Starting document

Step 2 > เลือก Select recipients

กด Browse

 จะขึ้นหน้า Dialog มาให้เลือกไฟล์ Excel ที่สร้างไว้ในตอนแรก

เลือกข้อมูล Data

เลือก Sheet ที่เท่าไหร ถ้าแถวแรกเป็นส่วนหัวให้ติ๊ก First row of data contains column headers

เลือก Sheet ที่ต้องการใช้ข้อมูล

 จากนั้นก็จะขึ้นแบบนี้มาให้กด OK

กด OK

1. กด Next ต่อเลยครับ
2. กด Next

Step 3 > Next: Write your letter

Step 4 > Next: Preview your letters

ให้กด Insert Merge Field ตามตัวอย่าง

เช่น ถ้าอยากให้ ชุดทดสอบที่แสดงเลข No ในไฟล์ Excel ก็เลือก No

อยากให้ชื่อ กับ นามสกุลต่อกัน ก็เลือก Name เว้นวรรคแล้วตามด้วย Surname

Insert Merge Field เลือกข้อมูลที่จะให้มาแสดงในแต่ละส่วน

ก็จะได้แบบนี้ ถ้าเรากดทางด้านขวามือ >> มันก็จะเปลี่ยนข้อมูลเป็น Record ต่อไป

การเลื่อนข้อมูล Record ต่อไป

ก็จะได้ข้อมูล Record ต่อไป

ข้อมูล Record อื่นๆ

กด Next ต่อเลยครับ

แล้วกด Print

Step 5 > Next: Complete the merge

Step 6 เลือก Print

มันก็จะถามว่าปริ้นหมดเลยรึป่าว หรือเลือกแค่ที่เท่าไหรถึงเท่าไหร หรือ Record ที่เลือกอยู่

เลือก Record

ผมเลือก All แล้วกด OK ต่อ

เลือก Printer หรือแบบ PDF

ผมเลือกปริ้นแบบ Acobat เพื่อเป็นตัวอย่าง

เลือก Adobe PDF

กด OK

ตั้งชื่อไฟล์

เลือกที่เก็บไฟล์

รอโปรแกรมทำงาน

กำลัง Process

แล้วก็จะได้ตัวอย่างดั่งรูปด้านล่าง

ตัวอย่าง Record 1 หน้า 1

ตัวอย่าง Record 2 หน้า 2

ข้อมูลแต่ละ Record ก็จะถูกไล่เรียงลงไปเรื่อยๆ เห็นไหมครับ ไม่กี่ขั้นตอน ลดเวลาไปได้เยอะเลย